Organizar e gerir eventos corporativos envolve uma infinidade de fatores. Entre eles, a segurança, a comodidade, o nível de entretenimento, a repercussão midiática, o impacto ambiental, entre outros.

Nesse panorama, falar sobre gestão de riscos é sempre algo desafiador. Nos últimos anos, o tema ganhou tanta importância que ficou difícil tratar o assunto com a devida profundidade e amplitude.

Mas vamos lá! Conversamos com especialistas e elegemos alguns pontos considerados mais relevantes. Com isso, isso esperamos ajudar você a elaborar planos de gestão de riscos completos e eficientes para todos os seus eventos.

Porque criar um plano gestão de riscos

Não há como negar. Todo evento, de qualquer porte e público tem riscos. E independentemente de contar com o suporte de um bom seguro, o melhor é, além de prevenir, saber o que fazer e quais as providências devem ser tomadas num possível incidente.

O risco nos eventos corporativos envolve alguns componentes estratégicos: a probabilidade, o impacto e evento em si. A probabilidade é a chance de que o risco realmente aconteça. O impacto refere-se à extensão da consequência, ou seja, a importância dele para a empresa. Já o evento é exatamente o que gera o risco.

Cada evento é único e vai exigir um planejamento específico sobre o fator risco. A gestão de riscos prevê como agir e como aplicar os recursos disponíveis para reduzir os impactos negativos de uma possível eventualidade.

Ainda assim, mesmo quando se segue um planejamento à risca, existem fatores externos sobre os quais não se tem qualquer controle e que podem trazer consequências.

Visão sistêmica

Quem organiza eventos precisa ter um olhar sistêmico sobre eles, ou seja, visualizar o cenário completo e todos os agentes e situações que compõem a atividade.

Com uma ideia mais clara sobre o conceito do evento, seus objetivos e os desafios que irá enfrentar, o organizador conseguirá maximizar a eficiência em todos os processos, sobretudo na tomada de decisões. Assim, a liderança se fortalece e a capacidade de planejamento fica mais elevada, trazendo melhores resultados.

Vulnerabilidades

Existem nos eventos alguns pontos considerados mais vulneráveis em termos de risco. Confira a seguir e prepare seu check –list.

Local – Conhecer o local onde o evento vai acontecer é o marco zero para quem organiza. Imprescindível já que boa parte dos riscos está ligada à estrutura e ao acesso do local onde ele vai acontecer. Todos os detalhes devem ser cuidadosamente checados: acessibilidade, espaço para circulação, banheiros, estacionamentos, etc. A vizinhança também é ponto importante principalmente pela questão de ruídos e os conflitos que podem gerar.

Laudos e licenças – Avalie os aspectos legais necessários para a realização do evento. Algumas atividades precisam de laudos, alvarás ou licenças emitidas por órgãos especializados ou ate mesmo da prefeitura.

ART – Anotação de Responsabilidade Técnica ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT). Nesta documentação devem constar todas as atividades técnicas solicitadas por meio de contratos (inclusive verbais). Deve ser assinada por um engenheiro habilitado e registrado no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia da cidade que realiza o evento ou no Conselho de Arquitetura e Urbanismo.

AVCB – Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros – Licença que certifica que a edificação está preparada para o combate a incêndios, se houver.

Segurança e gestão de multidões – É necessário estabelecer um cuidadoso plano de prevenção de danos humanos e materiais. A segurança e a logística devem ser geridas para que o público transite com conforto. O público também precisa ser orientado sobre as medidas de segurança, preferencialmente no início do evento.

Logística – Os fornecedores de materiais visuais e de apoio, como montagem e desmontagem de estandes e cenografia precisam ter a segurança de que tudo deve acontecer conforme o planejado. Confira também se o local suporta o tipo de material e as estruturas móveis que serão utilizadas.

Transportes — além da chegada e da saída dos participantes, verifique ainda todas as vias que dão acesso ao evento e como ele pode interferir no trânsito local.

Saúde — A organização do evento precisa garantir o cumprimento da legislação em relação à higiene e à responsabilidade social corporativa. Todo cuidado é pouco na escolha dos fornecedores de alimentação e limpeza.

Venda de Ingressos/ convites — Tenha sistemas e equipes capacitadas e treinadas para lidar com valores, devoluções e gerenciamento de ingressos para evitar fraudes.

Recursos humanos — Minimize qualquer possibilidade de risco aos colaboradores.

Comunicação Interna – Se acomunicação entre as equipes é essencial para qualquer atividade, num evento corporativo isso se amplifica. Além de facilitar a delegação de tarefas, a comunicação eficiente garante o fluxo operacional e dá o suporte necessário em situações de emergência.

Suporte e tecnologia – Recursos como energia elétrica, internet podem falhar. Tenha sempre um plano B para estas situações.

Os impactos e as fraudes

Mesmo considerando todos esses aspectos, há empresas que ainda suavizam excessivamente os riscos. Isso pode custar caro e impactar gravemente na imagem, reputação e até no faturamento.

Não há como negligenciar essas pautas, pois elas envolvem muitos fatores, inclusive os financeiros. 

É o caso das fraudes. De acordo com os especialistas, o único caminho para uma gestão de risco eficaz nesse aspecto é considerar todas as ameaças existentes. Entre as fraudes, as mais comuns estão as tentativas de burlar sistemas informatizados.

Para evitar o problema é essencial avaliar se o sistema adotado realmente garante a segurança dos dados e dos processos. Também é importante contar com tecnologias atualizadas, que apresentem potencial para a prevenção de fraudes.

Propósito

Planejar e executar a gestão de riscos de um evento não é tarefa das mais simples. São muitos detalhes que uma pequena falha pode por a perder todo um trabalho e um evento inteiro. Por isso, além de conhecer profundamente os objetivos e o conceito do evento é extremamente importante o trabalho de uma equipe de profissionais ou agência capacitada, pois só assim é possível tirar do empreendedor essa preocupação.