Todo evento corporativo representa a empresa ou instituição que o realiza. E sabemos o quanto ter bons parceiros e fornecedores profissionais é essencial para ações desse tipo.

Quando o assunto é alimentação, o peso e a responsabilidade ganham proporções gigantescas. Os erros, nesse item, jamais são esquecidos e comprometem todo o trabalho restante por melhor que tenham sido desenvolvidos. Boa parte desses erros, no entanto, pode ser evitada com alguns cuidados. E exatamente sobre esses cuidados e precauções que é sobre isso que falamos a seguir. Confira.

Perfil dos clientes e convidados

Ao planejar o que vai ser servido num evento corporativo, o primeiro passo é conhecer muito bem o segmento de atuação da empresa que está promovendo, além do clima e nível de sofisticação a ser transmitido na programação.

Conhecer bem o público traz também outras vantagens. Nos eventos corporativos, o publico pode ser composto por colaboradores da empresa, clientes, acionistas, ou todos eles ao mesmo tempo. E o Buffet sempre deve estar à altura dos participantes.

Embora cada buffet tenha um perfil, o tipo de refeição precisa estar adequado ao público. Alguns, com propostas mais “modernas” trabalham com finger food, outros já são reconhecidos por trabalharem com clientes alto padrão e servirem refeições sofisticadas, por exemplo. Vai depender da necessidade e, é claro, do orçamento.

Considere sempre a diversidade. Se estiver trabalhando com um público A e B, traga ingredientes sofisticados para os pratos. Dê a preferência aos buffets que ofereçam também opções vegetarianas, sem glúten e sem lactose.

Se o público for mais feminino, o evento poderá ter um cardápio um pouco mais leve e diversificado, com harmonizações divertidas e decoração mais caprichada por exemplo.  Os coffee breaks e cafés da manhã pedem sucos variados e outras bebidas frias no verão e bebidas a base de leite, chocolate e café no inverno. Aliás, o famoso cafezinho servido na temperatura ideal é indispensável em qualquer tipo de evento realizado no Brasil. Um bom cappuccino também caiu no gosto popular.

Após a escolha do cardápio e o formato do evento é hora de escolher também quais serão as bebidas servidas. Por isso, fique atento: se for durante o dia, na parte da manhã, boas opções são água, cerveja, vinho branco, drinks leves, sucos e refrigerantes. Já se o evento acontecer na parte da noite, as melhores pedidas são espumante, vinho tinto, cerveja e whisky.

Degustação e referências

Precaução nunca é demais. E nesse caso as recomendações tem valor dobrado. Vale agendar uma degustação prévia para conferir o que será servido, além de conversar com os gestores da empresa fornecedora sobre o nível do pessoal de atendimento e serviço, como copeiras, garçons ou hostess quando for o caso.

Feiras e exposições

As feiras e exposições são eventos montados para que o público circule entre os estandes. Além de apresentar seus produtos e serviços da melhor forma possível, as empresas querem contribuir para que a experiência geral seja agradável. E isso não escapa à qualidade das comidas e bebidas servidas nos estandes.

Tematizar pode ser uma boa alternativa. Servir tapas espanholas para representar uma empresa originária daquele país pode ser interessante, ou servir petiscos e guloseimas do Rio Grande do Sul para empresas gaúchas ou ainda, se a empresa estiver fazendo aniversário, trazer aperitivos tradicionais que tragam uma apresentação moderna e festiva.

O importante é que a comida e a bebida traduzam os valores que a empresa quer passar no evento e, principalmente surpreender o público.

Calculando a quantidade certa

O buffet ou serviço de catering certamente recomendará a quantia correta para seus convidados. Mas é bom ter sempre uma base para conferir o cálculo. Veja a algumas dicas para calcular o número por pessoa e ter certeza de que a informação fornecida pelo buffet está correta.

• Canapés e salgadinhos = 10 a 15 unidades 
• Carnes e massas = 200g 
• Arroz branco = 40g cru
• Folhas verdes = 1/8 do pé ou maço 
• Legumes = 180g
• Tortas e bolos = 2 fatias de 100g
• Bebidas alcoólicas = 3 copos ou 3 doses

Checklist

O checklist é o amigo de todas as horas. É indispensável para acompanhar todos os detalhes que devem ser providenciados até o dia do evento, assim como um bom cronograma de trabalho.

O cronograma também tem a função de servir de base para elaborar o contrato com o serviço de buffet. Nele, devem constar as obrigações de ambas as partes e deixar claro quais as responsabilidades da empresa contratada, eventuais alterações de ultima hora até o limite estipulado pela organização, como a reserva para público extra com sistema de controle e cobrança previamente estabelecido para essa finalidade.

Lembre-se: toda experiência com eventos traz sempre um novo aprendizado. Vale a pena atentar a todos os detalhes se quiser um evento corporativo de sucesso.