Se a primeira impressão é a que fica, nada mais angustiante do que chegar a um evento aguardado com grande expectativa e as pessoas se depararem com filas imensas para o credenciamento. Ou pior, fazer um credenciamento on line e antecipado com objetivo de ganhar agilidade e, ao chegar ao local perceber que o credenciamento não foi efetivado ou foi inútil, pois é preciso enfrentar filas da mesma maneira.

Felizmente isso pode ser evitado.  Existem soluções digitais para minimizam os problemas nestas, facilitando a vida de quem organiza eventos. Afinal, encantar o cliente e o participante e proporcionar a eles experiências marcantes e com o mínimo de falhas são o principal objetivo tanto de quem organiza quanto de quem expõe.

Tecnologias 1001 utilidades

Apesar de todos os benefícios que a tecnologia trouxe para área de eventos, nem todos se dão conta da sua utilidade e amplitude. A etapa credenciamento é o momento ideal para usar toda a tecnologia a favor da organização. E vale a máxima: quanto menos papel e mais agilidade melhor, essencialmente no que diz respeito a conferencia de dados.

Todo esse processo tornou-se quase automático, com o uso de smartphones, APPS  e recursos como o QR Code que possibilitam a impressão de crachás no momento do check-in, instalação de totens de auto atendimento ou uso de pulseiras NFC.

Mas não é só. As plataformas de credenciamento e gestão são capazes de enviar notificações instantâneas aos participantes para avisa-los, por exemplo, sobre os melhores horários de chegada ou até mesmo a entrada mais próxima e acessível.

Comunicação na linha de frente

É na comunicação com os participantes onde as plataformas digitais de gestão e credenciamento ganham força, agregam valor ao evento e fazem a diferença. Recursos como a possibilidade de interação entre participantes por meio da troca de mensagens garantem que o evento seja o foco das conversas em diversos momentos — tanto antes quanto depois da realização.

Assim, qualquer alteração feita no planejamento — desde questões relacionadas ao horário até as atrações — é informada, em tempo real, o que evita transtornos e oferece mais segurança para o público.

Precauções

O uso da tecnologia também implica certos cuidados e não elimina totalmente a estrutura operacional. É preciso compatibilizar equipamentos próprios com os materiais fornecidos pela empresa responsável pelo credenciamento (impressoras com etiquetas, por exemplo). E, naturalmente, certificar-se de que o espaço tenha a infraestrutura necessária para manter tudo funcionando sem falhas.

Outra providência importante é dispor, no dia da abertura,  de meios para realizar a inscrição e o credenciamento de algum participante retardatário e ainda, se as pessoas puderem se inscrever também no dia do evento, é essencial que haja um local especial para elas.

Não importa o tamanho do seu evento. Crie e guarde listas separadas para o caso de pane em equipamentos. Imprima e deixe com cada integrante da equipe responsável pelo credenciamento, conferência e entrega de kits. Trata-se de uma precaução simples contra qualquer acontecimento inesperado como falta de energia, internet ou até mesmo problemas com notebooks  e computadores. E como a tecnologia também tem seus imprevistos, um back up de tudo é essencial como plano B.

Equipe  

O sucesso da etapa de inscrição e credenciamento dos eventos dependem de vários fatores, além da tecnologia. O tamanho da equipe é um deles. Pode parecer obvio, mas é comum que a fase de credenciamento esteja sob a responsabilidade de equipes muito pequenas para o porte dos eventos.

O número de colaboradores deve ser sempre proporcional ao número de participantes.  Para definir o tamanho ideal, também deve se levar em conta o tempo que será utilizado nas etapas de pré-programação, como credenciamento.

Eventos com um grande número de participantes precisam contar com um período mais longo de credenciamento. Ou, então, dispor de equipes maiores para lidar com um grande número de pessoas num prazo mais curto. Isso pode ocorrer também com a divisão de tarefas relativa à identificação, entrega de crachás e material etc.

Ambientação

Credenciar participantes num local apertado e sem atrativos visuais vai contribuir para uma impressão desfavorável daqueles que estão chegando. Se o evento tiver como proposta uma decoração temática, por exemplo, ela deve estar presente desde a  entrada. Música, vídeo e performances artísticas também são bem-vindos, até para distrair os participantes durante o tempo em que permanecerem na fila.

Um aspecto importante é o da recepção de convidados e palestrantes que, se possível, devem ter um tratamento diferenciado, com entrada agilizada e acomodações adequadas enquanto se preparam para o momento de suas apresentações.

Filas, as piores inimigas

Nos eventos de médio e grande portes, ou com um prazo de credenciamento mais curto é necessário organizar as filas. Uma alternativa é a disponibilização de mesas ou balcões por ordem alfabética (A-E, F-N…), sempre com sinalização adequada.

Parece óbvio, mas a organização das filas também requer planejamento adequado. Do contrário, haverá aglomerações que vão dificultar a entrada no evento em si. Distribua as filas de forma que haja espaço suficiente para que as pessoas já credenciadas possam ingressar na locação.

Toda atenção deve ser dada também à entrega dos kits. Nele, constam, além de alguns mimos, a programação geral e informações importantes. Mas muitas vezes, o que é para ser uma ação positiva acaba se transformando num desastre caso não haja organização.

Basta imaginar o tumulto com todos os convidados  misturados num mesmo espaço — desde aqueles que querem fazer inscrição até os que precisam de alguma informação. O melhor a fazer é reservar um espaço não só para a entrega dos materiais, mas também para as demais etapas de entrada. É essencial, ainda, sinalizar bem os locais. Assim, cada pessoa saberá exatamente como proceder e o público não ficará perdido.