Quando falamos em eventos corporativos, seja ele uma feira, um workshop, congresso, convenção ou algo no gênero, encantar o cliente é mais do que necessário.

Nenhuma tecnologia conseguiu substituir a magia que os encontros presenciais são capazes de proporcionar, mesmo nos dias de hoje. Os eventos continuam a ocupar seu espaço e devem ser cada vez mais valorizados como estratégia.

Para que tudo ocorra dentro do planejado e o evento seja uma experiência inesquecível, temos a tecnologia como principal aliada.

É certo que um evento, seja de que área for, começa muito antes da data. Exige planejamento e muita dedicação antes, durante e depois da sua realização. Um planejamento criterioso, elaborado por uma equipe multidisciplinar bem montada, orçamento dimensionado corretamente e ferramentas de gestão e divulgação eficientes dão a sustentação necessária  para qualquer empreitada nessa área.

Comunicar, informar, engajar

A preocupação com a presença de público, no entanto, é o que mais causa angustia e provoca picos de adrenalina em todo organizador. Atrair o público certo, criar expectativa, interação e engajamento precisa fazer parte de um plano de comunicação que todo evento deve ter.

A comunicação precisa iniciar o quanto antes e intensificada  a pelo menos 40 dias do evento. E é aí que a tecnologia entra com toda a sua força. Nessa etapa é muito importante que você tenha o apoio de profissionais e empresas especializadas.

O ponto de partida é a construção de um site com layout atraente, fácil de navegar, responsivo, que contenha todas as informações importantes para o quem vai participar. Nele devem ficar hospedados vídeos, blogs, press relases, fotos, matérias publicadas na imprensa, eventuais artigos de palestrantes, lista de expositores com descrição de produtos, entre outros.

O site é a grande vitrine e deve ser alimentado e alterado o tempo todo.

Atenção: tudo  – absolutamente tudo – o que o participante precisa saber deve estar lá.

Redes sociais

Alguns fatores são determinantes para a divulgação do seu evento nas redes sociais. O primeiro é conhecer perfeitamente o público que você quer e precisa atingir. Crie a “persona” do participante ideal com a maior riqueza de detalhes possível. E pense em todos os canais onde ele pode ser encontrado nas redes.

O outro é a escolha dos canais em que você deve concentrar seus esforços e criar expectativa por meio dos conteúdos publicados. É melhor ter uma presença bem desenvolvida em poucas redes sociais do que algumas publicações mal planejadas em todos os canais. Os canais mais utilizados para divulgação de eventos atualmente são o Instagram, o Facebook e eventualmente o Linkedin.

Interação constante é primordial. Tenha em mente que se você interagir com regularidade estará construindo relacionamentos que podem gerar conversões e lucros.

Conteúdos e vídeos

Crie a página ou evento no Facebook e também uma hashtag única para todas as redes sociais. Depois de escolher, passe a inclui-la em todas as suas publicações. Usar uma hashtag específica para o evento vai fazer com que seja muito mais fácil para as pessoas o encontrarem e compartilhar as informações com outras pessoas!

É muito importante ter conteúdos de vídeo, boas imagens, promoções, entre outros. Destaque os eventos anteriores. Bons recursos visuais e de áudio são uma combinação muito forte e que impulsiona o registo por parte dos participantes.

Nesse contexto, os vídeos são as ferramentas mais poderosas e proporcionam uma oportunidade única para transmitir a “energia” e “emoção” de um evento. Pequenas chamadas dos palestrantes antecipando temas, depoimentos de quem já participou e o convite informal dos organizadores mostrando o valor do evento podem trazer resultados expressivos.

Assessoria de Imprensa

Desde o início do trabalho de organização, é importante você ter o apoio de uma boa assessoria de imprensa. Ela vai analisar com você quais são os assuntos de interesse público que serão abordados no evento e que, portanto, tem mais chances de atrair o interesse da mídia e dos influenciadores digitais.

No Brasil, os veículos de comunicação dão pouco destaque aos eventos corporativos, pois são muitos, em todas as áreas acontecendo ao mesmo tempo. Mas a mídia, sobretudo as especializadas, costumam ver com bons olhos os temas, personagens, cases relacionados aos assuntos discutidos nos  eventos. Sua assessoria de imprensa saberá como conduzir esse relacionamento.